低代码项目合同签订前 100人以内中小型外贸企业资料准备超详细清单
（附算数科技专属建议）
100人以内中小型外贸企业普遍存在「业务流程跨国内外、单据繁杂且合规要求高、客户/供应商分散、数字化工具以Excel/邮件为主、核心岗位身兼多职（如业务兼跟单）」的特点。本清单由算数科技（上海思扬信息科技有限公司）——简道云连续四年金牌服务商编制，依托年均400个低代码项目落地经验，结合外贸行业「订单-报关-物流-收汇」全流程痛点，简化复杂文档要求，细化**单据字段、合规要点、数据联动需求**，同时补充「低成本替代方案、算数科技协助动作、避坑提示」，既保证项目精准落地，又最大程度降低客户资料准备门槛，避免额外工作量。
一、通用基础资料（超详细简化版，贴合外贸企业实操）
核心原则：拒绝复杂资质文件堆砌，优先“现有单据复用+口语化合规说明”，算数科技全程协助梳理转化，客户仅需提供基础素材，无需额外编制标准化文档。
| 资料类别 | 具体内容 | 字段级详细要求（外贸企业适配版） | 必填/选填 | 提交形式 | 提交时限 | 责任主体 | 算数科技专属建议（含协助动作+避坑提示） |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 企业主体资质 | 营业执照复印件 | 1. 清晰展示统一社会信用代码、经营范围（需包含“货物进出口”“技术进出口”类目）、法定代表人姓名；2. 加盖企业鲜章（模糊无效）；3. 有效期剩余≥6个月，若临近到期需提供续期证明（如有）。 | 必填 | 高清PDF扫描件（手机拍照需正对，无阴影、文字可辨认） | 合同洽谈首日 | 客户行政/老板 | 1. 协助动作：若客户仅有机动车拍照，算数科技可帮忙优化裁剪、提升清晰度；2. 避坑提示：无鲜章的复印件无效，避免后期对接海关、银行时资质审核驳回；3. 替代方案：暂无电子章备案的，可提供“公章照片+法人手写签字扫描件”暂用，合同签订时补盖鲜章。 |
| 外贸核心资质文件 | 1. 进出口经营权备案表（或海关进出口货物收发货人备案回执）；2. 电子口岸IC卡正反面照片（如有）；3. 外汇结算账户信息（开户行、账号、外汇代码）；4. 若涉及特殊品类（如食品、化妆品），需提供对应进出口许可证（如食品经营许可证、化妆品备案凭证）。 | 必填 | PDF扫描件、照片（电子口岸IC卡需清晰展示卡号） | 合同洽谈首日 | 客户行政/外贸负责人 | 1. 协助动作：核对资质文件有效性，若备案信息过期，提醒客户及时更新；2. 避坑提示：电子口岸IC卡需确认是否激活，避免后期报关时无法登录系统；3. 补充建议：外汇账户信息单独整理成Excel，便于系统对接时快速录入。 | |
| 项目对接人确认单（替代复杂授权书） | 1. 核心字段：对接人姓名、职务（建议为外贸负责人/老板，需能拍板需求、确认合规要点）、手机号、微信、邮箱、紧急联系人；2. 明确权限：勾选“需求确认、方案签字、付款审批、验收确认、合规文件确认”五项（外贸企业需重点标注合规权限）；3. 对接人手写签字+日期。 | 必填 | Word版（算数科技提供模板，客户填写签字后拍照/扫描返回） | 合同洽谈首日 | 客户对接人 | 1. 协助动作：提供现成确认单模板，客户仅需填空签字，无需自行撰写；2. 避坑提示：避免指定“无合规判断权的文员”为对接人，导致报关、收汇流程需求反复；3. 补充建议：同步提供1名备用对接人（如跟单员），防止主对接人出差中断工作。 | |
| 企业组织架构简图（外贸业务导向） | 1. 标注核心部门及人员数量：外贸业务部（总人数）、跟单部（1-2人）、报关部（1人，可外包）、财务（1人）、行政（1人）；2. 标注各部门负责人姓名及联系方式，明确外包岗位（如报关、物流）的对接人及合作方信息；3. 无需岗位级细分，重点标注“谁负责对接客户/海关/物流/银行”。 | 必填 | 手绘拍照、PPT截图、Excel表格均可（无需Visio专业图） | 合同签订前3个工作日 | 客户对接人 | 1. 协助动作：客户提供手绘稿后，算数科技帮忙转化为规范的Excel表格，标注清晰外包合作方对接关系；2. 避坑提示：若企业无独立报关部，需明确外包报关行的联系方式及对接流程，避免后期报关延误；3. 补充建议：架构图无需追求美观，核心是明确“外贸全流程责任分工”。 | |
| 项目核心需求 | 项目目标说明（口语化版，替代量化报告） | 1. 核心字段：3-5个核心业务目标（不用量化，说清实际需求）、对应功能需求、使用场景；2. 示例：“目标1：替代Excel外贸台账，实现订单-报关-收汇全流程跟踪；功能：线上创建订单、自动生成报关单据、收汇状态同步；场景：外贸业务员每日查看订单进度，财务核对收汇金额”；3. 标注“必须实现”和“可选实现”（区分核心需求与增值需求）。 | 必填 | Word版（算数科技提供模板）、微信文字、语音转文字均可 | 合同签订前5个工作日 | 客户对接人（可联合外贸/财务负责人） | 1. 协助动作：若客户表达不清晰，算数科技通过“5问法”引导梳理（如“你最想解决外贸流程中哪个痛点？谁用这个功能？对接哪些外部主体？”），整理成规范目标说明；2. 避坑提示：避免模糊表述（如“提高外贸效率”），需明确“提高哪块效率”（如“报关单据生成效率”），防止后期功能偏离需求；3. 补充建议：优先梳理“紧急且必要”的需求，可选需求（如客户画像分析）后期通过二次开发逐步添加，控制初期成本。 |
| 外贸流程痛点清单（精简版，按环节梳理） | 1. 按外贸环节列3-5个核心痛点：客户开发、订单洽谈、报关报检、跨境物流、收汇结汇、退税各1-2个；2. 每个痛点包含：现有操作流程（1-2句话描述）、痛点具体表现、现有临时解决方案；3. 示例：“报关痛点：现有流程→跟单员整理单据，发送给外包报关行，线下核对；痛点→单据遗漏导致报关延误，核对耗时2小时/单；临时方案→提前1天整理单据，双人核对”。 | 必填 | Excel简表（算数科技提供模板，客户仅需填空） | 合同签订前5个工作日 | 客户外贸/跟单/财务负责人（对接人汇总） | 1. 协助动作：对接人收集各环节痛点后，算数科技帮忙分类整理、提炼核心，剔除“无法通过系统解决”的痛点（如“汇率波动”）；2. 避坑提示：需标注痛点“是否影响订单交付/收汇安全”（如“单据错误导致海关扣货”），优先解决核心痛点；3. 补充建议：不用分“痛点频率/影响范围”，写清实际问题即可，细节由算数科技调研时补充。 | |
| 项目时间计划（简化版，适配外贸旺季） | 1. 核心时间点：需求调研开始日、调研截止日、系统开发完成日、试点订单上线日、全流程正式上线日、验收截止日；2. 标注“外贸旺季窗口期”（如“圣诞节订单旺季10-12月，需避开上线”）、可灵活调整的时间；3. 明确延期责任（简化版：非客户原因延期，算数科技承担；客户资料逾期/旺季临时调整导致延期，工期顺延）。 | 必填 | Excel简表（算数科技提供模板，仅需填写日期）、微信确认记录 | 合同签订前3个工作日 | 双方对接人 | 1. 协助动作：根据客户外贸旺季节奏，算数科技帮忙制定合理时间计划，预留7-10天缓冲期，避开订单集中交付时段；2. 避坑提示：外贸业务波动大，避免定死“不可调整”的时间，防止后期因旺季订单延误项目；3. 补充建议：不用做甘特图，简单列表标注日期、对应动作及旺季注意事项即可。 | |
| 预算与采购需求 | 1. 预算范围：明确总预算区间（如“3-5万”“5-8万”），无需拆分明细；2. 采购类型：勾选“新购低代码平台”“现有平台二次开发”“平台+外贸单据模板包”“平台+物流/报关接口对接”；3. 付款方式偏好：勾选“预付款50%+验收款50%”“预付款30%+进度款40%+验收款30%”，明确是否支持外汇付款（如有）。 | 必填 | 微信/电话沟通记录（算数科技整理成书面确认单）、Word版 | 合同洽谈首日 | 客户老板/财务 | 1. 协助动作：根据预算范围，算数科技提供“高性价比功能组合方案”，外贸核心功能（单据生成、流程跟踪）优先保障，非核心功能（如数据分析）按需取舍；2. 避坑提示：明确是否包含“接口对接费”“后期运维费”，避免后期隐性收费争议；3. 补充建议：中小企业优先选择“一次性付费+基础运维”，控制长期成本，接口对接可按实际需求单独核算。 | |
| 用户与权限基础 | 系统用户清单（精简版） | 1. 核心字段：姓名、所属部门/岗位（如外贸业务员、跟单员、财务、老板）、手机号（用于登录验证）、是否需要涉外数据查看权限、终端偏好（PC端/移动端）；2. 标注“敏感权限”（如外汇账户信息查看、客户核心数据查看），仅分配给核心人员；3. 无需统计“并发用户数”，算数科技按实际用户数配置license（预留5个备用账号）。 | 必填 | Excel简表（算数科技提供模板，客户仅需填空） | 需求调研前2个工作日 | 客户对接人 | 1. 协助动作：算数科技根据外贸岗位自动匹配基础权限（如业务员仅开放订单创建/跟踪权限，财务开放收汇/退税权限），客户无需手动设计；2. 避坑提示：涉外数据权限需严格管控，避免客户信息、外汇数据泄露；3. 补充建议：移动端优先选择“企业微信/微信小程序”，方便业务员外出对接客户时查看订单进度。 |
二、分外贸细分场景专属资料（超详细简化版+全场景建议）
核心原则：按“一般贸易/跨境电商/加工贸易”三类中小型外贸企业主流场景，细化资料要求，补充“现有外贸单据复用、口语化合规描述替代标准文档”的方案，结合算数科技外贸行业低代码落地经验，确保资料贴合实际业务，兼顾合规性与实操性。
（一）一般贸易（传统外贸，含大宗商品、工业品、日用消费品）
核心特点：订单批量大、周期长（1-3个月）、单据繁杂（商业发票、装箱单、报关单等）、需对接海关/货代/银行多主体、合规要求高、收汇流程规范。
| 业务模块 | 具体资料 | 字段级详细要求（外贸企业适配） | 必填/选填 | 提交形式 | 算数科技专属建议（协助动作+替代方案+避坑提示） |
|---|---|---|---|---|---|
| 订单与客户管理 | 外贸订单模板（现有） | 1. 提供客户当前在用的外贸订单（1-2张示例，中英文均可）；2. 核心字段需包含：订单号、客户名称（英文）、客户联系方式、产品名称/型号（中英文）、数量、单价（外币/人民币）、总金额、贸易术语（FOB/CIF/CFR等）、付款方式（L/C/T/T/D/P等）、交货期、港口（起运港/目的港）、包装要求；3. 无需标准化模板，现有单据即可（哪怕是邮件确认的订单截图）。 | 必填 | Word/Excel文件、邮件截图、单据拍照 | 1. 协助动作：按现有订单格式，设计线上订单模板，1:1还原字段，新增“订单状态跟踪”“单据关联”字段，自动同步至跟单、财务模块，不改变客户操作习惯；2. 替代方案：若客户无固定订单模板，算数科技提供3个外贸行业通用模板（中英文版），客户选择最贴合的；3. 避坑提示：贸易术语、付款方式需明确标注，避免后期交货、收汇时产生纠纷。 |
| 客户信息清单（精简版） | 1. 按客户名称梳理（每个客户1行）；2. 核心字段：客户英文名称、所在国家/地区、联系方式（邮箱、电话）、对接人姓名、客户类型（终端客户/中间商）、付款信誉等级（如“优质/一般/谨慎”）、合作历史（如“合作3年，无逾期收汇”）、特殊要求（如“需提供原产地证”“目的港清关需中文单据”）；3. 无需整理历史订单明细，仅核心客户信息即可。 | 必填 | 现有Excel台账、手写清单（算数科技帮忙整理成规范表，中英文对照） | 1. 协助动作：核对客户名称一致性（中英文对应准确），剔除已终止合作的客户，设置客户信息加密存储；2. 替代方案：若客户无客户清单，算数科技协助从邮件、历史订单中提取信息，整理成规范清单；3. 避坑提示：客户核心信息（邮箱、电话）需准确，避免订单沟通、单据发送时出错。 | |
| 订单跟进台账（现有） | 1. 核心字段：订单号、客户名称、产品、金额、付款进度（如“预付款30%已到账”）、生产进度（如“已备货完成”）、报关状态、物流状态、收汇状态、退税进度；2. 提供近3个月的订单跟进台账示例，无需完整历史数据；3. 标注“异常订单”处理记录（如“逾期收汇，已沟通客户”）。 | 必填 | Excel文件、手写台账拍照 | 1. 协助动作：将现有台账转化为线上跟踪模块，自动更新订单状态，设置异常提醒（如“预付款逾期未到账”“报关超期”）；2. 替代方案：无台账的客户，算数科技提供简易跟进模板，仅需记录核心状态，避免复杂录入；3. 补充建议：线上台账与邮件联动，重要沟通记录可直接附件上传，便于追溯。 | |
| 价格核算表（现有） | 1. 提供客户当前在用的价格核算表（1-2张示例）；2. 核心字段：产品成本、运费、保险费、关税（预估）、利润、报价金额（外币/人民币）、汇率（核算时汇率）、贸易术语对应的费用分摊；3. 无需复杂公式，仅需明确核算逻辑即可。 | 选填（建议必填，便于系统自动核算） | Excel文件、手写核算单拍照 | 1. 协助动作：梳理核算逻辑，设计线上自动核算模块，输入基础数据（成本、汇率、运费）后自动生成报价金额，支持多贸易术语切换；2. 替代方案：无核算表的客户，算数科技提供外贸报价通用模板，内置基础公式；3. 避坑提示：汇率需标注“核算日期”，建议设置汇率波动预警，避免报价亏损。 | |
| 报关报检与单据管理 | 常用外贸单据模板（现有） | 1. 核心单据：商业发票、装箱单、报关单（空白模板/已填写示例）、提单副本（如有）、原产地证（如有）；2. 单据需包含核心字段：订单号、发票号、产品名称/型号（中英文）、数量、毛重/净重、体积、金额、贸易术语、起运港/目的港；3. 无需提供全套单据，每种单据1-2张示例即可。 | 必填 | Word/Excel模板、PDF扫描件、单据拍照 | 1. 协助动作：设计单据自动生成模块，从订单数据中提取信息，一键生成商业发票、装箱单等单据，支持中英文切换，符合海关规范；2. 替代方案：无固定模板的客户，算数科技提供海关认可的标准模板，直接套用；3. 避坑提示：单据字段需与订单、报关单一致，避免因字段不符导致海关扣货。 |
| HS编码清单（核心产品） | 1. 按产品名称梳理（每个核心产品1行）；2. 核心字段：产品名称（中英文）、HS编码（10位）、申报要素（如“材质、用途、规格”）、退税率、是否需要商检、是否为濒危物种（如有）；3. 标注“确认状态”（如“已在海关备案”“待确认”）。 | 必填 | Excel简表（算数科技提供模板）、手写清单 | 1. 协助动作：核对HS编码准确性，若存在疑问，协助对接海关或专业机构确认；设计系统模块，按HS编码自动匹配申报要素、退税率，减少手动录入错误；2. 替代方案：无HS编码的客户，算数科技根据产品信息，提供HS编码建议清单，客户确认后使用；3. 避坑提示：HS编码需准确，避免因编码错误导致退税受阻、海关罚款。 | |
| 报关流程说明（口语化） | 1. 描述现有报关流程：“单据准备→对接报关行→报关申报→海关审核→放行”各环节的操作人、对接方式（线上/线下）、所需时间；2. 明确外包报关行信息（名称、联系方式、对接人、服务费用标准）；3. 标注“报关异常处理流程”（如“单据错误导致审核驳回，如何修改重报”）。 | 必填 | 微信文字、语音转文字、现场口头描述（算数科技整理记录） | 1. 协助动作：将口语化流程转化为线上标准化流程，明确各环节责任人及时间节点，对接报关行的单据可线上同步，减少线下传递；2. 避坑提示：明确报关单据提交时限（如“开航前3天提交”），设置单据提交提醒；3. 补充建议：外包报关的，系统预留报关行对接接口，便于实时查询报关进度。 | |
| 商检/特殊监管资料（如有） | 1. 涉及商检的产品清单：产品名称、HS编码、商检要求（如“每批次必检”“抽检”）、商检流程（如“产地商检→口岸商检”）；2. 特殊监管文件：如濒危物种允许进出口证明书、食品卫生证书、化妆品备案凭证（针对特殊品类）；3. 口语化描述商检对接人及联系方式。 | 选填（涉及特殊品类必填） | PDF扫描件、口头描述、Excel简表 | 1. 协助动作：系统设计商检提醒模块，按订单进度自动提醒商检时间，记录商检结果，关联对应单据；2. 替代方案：无商检流程经验的客户，算数科技提供行业常规商检流程模板，协助对接商检机构；3. 避坑提示：商检文件需与报关单据一致，提前预留商检时间，避免影响开航。 | |
| 收汇结汇与退税管理 | 收汇记录台账（现有） | 1. 核心字段：订单号、客户名称、收汇金额（外币/人民币）、汇率、收汇日期、付款方式、银行流水号、收汇状态（如“全额到账”“部分到账”）、异常说明（如“汇率差”）；2. 提供近3个月的收汇记录示例，无需完整历史数据。 | 必填 | Excel文件、银行流水截图（打码敏感信息） | 1. 协助动作：设计线上收汇跟踪模块，自动关联订单，记录收汇明细，支持外币与人民币换算，同步至财务模块；2. 替代方案：无台账的客户，算数科技提供简易收汇记录模板，仅需填写核心信息；3. 避坑提示：收汇金额需与订单金额核对，标注汇率差，便于财务核算利润。 |
| 退税资料清单及流程 | 1. 退税所需资料：增值税专用发票、报关单退税联、出口发票、收汇凭证（如有）；2. 退税流程描述（口语化）：“资料收集→财务审核→税务申报→退税到账”各环节操作人、所需时间；3. 标注退税周期（如“一般2-3个月”）、退税率（按产品梳理）。 | 必填 | Excel简表、口头描述、现有退税资料拍照 | 1. 协助动作：设计退税资料管理模块，自动归集退税所需单据，标注资料完整性，设置退税申报提醒，同步退税进度；2. 避坑提示：退税资料需在规定时限内申报（如“出口后90天内”），避免逾期无法退税；3. 补充建议：增值税专用发票需与报关单、订单字段一致，系统自动核对，减少退税审核驳回风险。 | |
| 外汇风险管理说明（口语化） | 1. 现有外汇风险管理方式（如“锁定汇率”“自然对冲”“延期结汇”）；2. 汇率波动应对措施（如“汇率低于6.8时暂停结汇”）；3. 标注是否使用外汇衍生工具（如远期结售汇，如有）。 | 选填 | 口头描述、微信文字 | 1. 协助动作：系统设置汇率波动预警，绑定实时汇率接口，当汇率达到设定阈值时自动提醒；2. 替代方案：无外汇管理经验的客户，算数科技提供基础外汇风险管理建议，简化操作流程；3. 补充建议：中小企业可优先采用“锁定订单汇率”的方式，降低汇率波动风险。 |
（二）跨境电商（B2B/B2C，含亚马逊、阿里国际站、独立站）
核心特点：订单批量小、频次高、多平台运营、物流以快递/专线为主、需对接平台后台/物流服务商、客户分散且需求多样、售后响应时效要求高。
| 业务模块 | 具体资料 | 字段级详细要求（外贸企业适配） | 必填/选填 | 提交形式 | 算数科技专属建议（协助动作+替代方案+避坑提示） |
|---|---|---|---|---|---|
| 平台运营与订单管理 | 跨境平台清单及后台权限说明 | 1. 运营平台清单：平台名称（如亚马逊、阿里国际站、Shopee）、店铺名称、运营负责人、平台后台登录权限（是否可开放只读权限，用于订单同步）；2. 标注各平台订单规则（如“亚马逊订单需24小时内发货”）、售后规则（如“退换货时限”）；3. 明确是否需要“多平台订单统一管理”。 | 必填 | Excel简表、口头描述、平台店铺截图 | 1. 协助动作：对接平台开放接口（如亚马逊MWS、阿里国际站API），实现多平台订单自动同步至低代码系统，统一管理订单、发货、售后，避免跨平台切换操作；2. 避坑提示：平台后台权限仅开放“只读/订单导出”权限，避免账号安全风险；3. 替代方案：无接口权限的平台，提供“定时导出订单+批量导入系统”方案，简化操作。 |
| 订单处理流程说明（口语化） | 1. 描述现有订单处理流程：“平台接单→订单审核→备货→打包→发货→物流跟踪→售后处理”各环节操作人、所需时间、对接方式；2. 明确“异常订单”处理流程（如“客户取消订单”“地址错误”）；3. 标注各环节单据（如“发货单、快递面单”）。 | 必填 | 微信文字、语音转文字、现场口头描述（算数科技整理记录） | 1. 协助动作：将口语化流程转化为线上标准化流程，设置订单状态自动流转，异常订单自动提醒，打包、发货环节支持扫码确认，提升效率；2. 避坑提示：明确各平台发货时限，设置发货提醒，避免超时处罚；3. 补充建议：多平台订单统一编号规则，便于快速查询、跟踪。 | |
| 产品信息清单（线上店铺） | 1. 核心字段：产品ID（平台内编号）、产品名称（中英文）、规格型号、售价（外币/人民币）、成本、库存数量、发货仓库、是否为热销产品、平台类目、售后政策（如“支持7天无理由退换”）；2. 提供近10个核心产品信息即可，无需全店产品。 | 必填 | Excel简表、平台产品后台截图（算数科技帮忙提取信息） | 1. 协助动作：设计产品信息管理模块，同步平台产品数据，自动更新库存数量（订单发货后库存减少），支持批量修改产品信息；2. 替代方案：无产品清单的客户，算数科技协助从平台后台导出产品数据，整理成规范清单；3. 避坑提示：产品名称、规格需与平台一致，避免客户投诉、订单纠纷。 | |
| 跨境物流与仓储管理 | 物流服务商清单及合作协议（简化版） | 1. 物流服务商清单：名称（如DHL、FedEx、货代公司、专线物流）、联系方式、对接人、运输方式（快递/空运/海运）、服务范围（国家/地区）、运费标准（如“首重50元，续重20元”）、时效（如“欧美3-5天”）；2. 简化版合作协议：标注核心条款（运费结算方式、理赔规则、时效承诺）。 | 必填 | Excel简表、协议拍照/扫描件 | 1. 协助动作：对接物流服务商接口，实现物流单号自动生成、物流状态实时同步至系统及客户，支持批量打印快递面单；2. 避坑提示：明确物流理赔规则（如“货物丢失/破损如何理赔”），系统记录物流异常，便于后续对接理赔；3. 补充建议：根据产品特性、目标市场，推荐高性价比物流方案，中小企业可优先选择专线物流。 |
| 仓储库存台账（现有） | 1. 核心字段：产品名称、规格型号、库存数量、存放位置（如“仓库A区货架1”）、库存预警值（低于该值提醒补货）、备货周期（从采购到入库的时间）、是否为现货；2. 无需整理历史库存数据，提供最新库存状态即可（近1周内更新）。 | 必填 | Excel文件、手写清单拍照（算数科技帮忙录入系统） | 1. 协助动作：批量导入系统，核对数据准确性，设置库存预警，低于预警值时自动提醒补货，同步至采购模块；2. 替代方案：无台账的客户，算数科技安排1-2小时现场盘点，直接生成初始化库存数据；3. 避坑提示：库存数量需准确，避免超卖（平台订单发货后无库存）或积压。 | |
| 打包与贴单规范（口语化） | 1. 打包要求：包装材质（如“纸箱、气泡膜”）、包装规格（如“30cm×20cm×10cm”）、重量限制；2. 贴单要求：面单信息（需包含的字段）、贴单位置、是否需要贴报关单（针对跨境B2C）；3. 标注“特殊产品打包要求”（如“易碎品需加固包装”）。 | 选填（建议必填，避免发货失误） | 口头描述、现场拍照（打包示例、面单示例） | 1. 协助动作：梳理打包、贴单规范，设计线上操作指引模块，标注注意事项，新手也可快速上手；2. 替代方案：无明确规范的客户，算数科技提供跨境电商通用打包、贴单模板；3. 避坑提示：面单信息需准确（客户地址、联系方式、产品信息），避免货物错发、丢件。 | |
| 售后与客户服务 | 售后处理记录（现有） | 1. 核心字段：订单号、客户名称、售后类型（如“退货、换货、退款、投诉”）、售后原因（如“产品质量问题、物流破损、客户不想要”）、处理方式、处理结果、处理时长、客户满意度；2. 提供近3个月的售后记录示例，无需完整历史数据。 | 选填（建议必填，优化售后流程） | Excel文件、平台售后后台截图 | 1. 协助动作：设计售后工单模块，自动关联订单、物流信息，记录售后处理全过程，支持售后原因统计分析，针对性优化产品或服务；2. 替代方案：无售后记录的客户，算数科技提供跨境电商售后工单模板；3. 避坑提示：明确各平台售后规则，避免违规处理售后，导致平台处罚。 |
| 客户沟通记录（示例） | 1. 提供1-2个客户沟通示例（邮件、平台站内信截图），包含咨询、下单、售后等场景；2. 标注沟通要点（如“客户询问发货时效”“客户投诉产品质量”）、回复话术；3. 明确常用沟通工具（如邮件、WhatsApp、平台站内信）。 | 选填 | 邮件截图、站内信截图、微信文字描述 | 1. 协助动作：整理常用沟通话术，设计话术库模块，业务员可快速调取回复，提高沟通效率；2. 替代方案：无标准化话术的客户，算数科技提供跨境电商通用话术模板（多语言版）；3. 补充建议：重要沟通记录同步至订单模块，便于后续追溯，避免客户纠纷。 |
（三）加工贸易（来料加工/进料加工，含轻工、纺织、电子配件）
核心特点：依托境外料件加工、需办理加工贸易手册/电子账册、料件与成品需核销、合规要求严格、涉及料件进口/成品出口全流程管控。
| 业务模块 | 具体资料 | 字段级详细要求（外贸企业适配） | 必填/选填 | 提交形式 | 算数科技专属建议（协助动作+替代方案+避坑提示） |
|---|---|---|---|---|---|
| 加工贸易资质与手册管理 | 加工贸易手册/电子账册资料 | 1. 核心资料：加工贸易手册编号、备案日期、有效期、备案料件清单、备案成品清单、单耗标准（料件与成品的消耗比例）、海关备案回执；2. 电子账册需提供账册编号、备案信息截图、核销周期（如“每季度核销1次”）；3. 标注“手册状态”（如“在用”“已核销”“待备案”）。 | 必填 | PDF扫描件、手册拍照、电子账册截图 | 1. 协助动作：梳理手册备案信息，设计手册管理模块，记录手册有效期、备案料件/成品、单耗标准，设置手册到期提醒、核销提醒；2. 避坑提示：手册备案信息需与实际进出口料件、成品一致，避免核销时出现差异；3. 补充建议：电子账册可对接海关接口，同步核销数据，减少手动录入错误。 |
| 料件与成品备案清单 | 1. 料件备案清单：料件名称（中英文）、HS编码、规格型号、备案数量、单位、进口国别、供应商名称、单耗、损耗率；2. 成品备案清单：成品名称（中英文）、HS编码、规格型号、备案数量、单位、出口国别、客户名称、对应料件名称及用量；3. 按手册编号梳理，每个手册1张清单。 | 必填 | Excel简表（算数科技提供模板）、手册复印件（算数科技帮忙提取信息） | 1. 协助动作：设计料件-成品对应模块，按单耗标准自动核算料件用量，成品出口后自动扣减对应料件库存，确保账实相符；2. 替代方案：无单独清单的客户，算数科技从手册中提取信息，整理成规范清单；3. 避坑提示：损耗率需与手册备案一致，实际损耗超出备案的，需提前向海关申请变更，避免核销处罚。 | |
| 核销流程说明（口语化） | 1. 描述现有核销流程：“料件进口核销→成品出口核销→手册核销”各环节操作人、对接方式（线上/线下）、所需时间、提交资料清单；2. 明确核销对接主体（如“属地海关、报关行”）及联系方式；3. 标注“核销异常处理流程”（如“料件损耗超标、成品与备案不符的解决方式”）；4. 说明核销数据来源（如“电子账册数据、报关单、库存台账”）。 | 必填 | 微信文字、语音转文字、现场口头描述（算数科技整理记录） | 1. 协助动作：将口语化流程转化为线上标准化核销流程，自动归集核销所需数据（料件进口、成品出口、库存数据），生成核销报表，对接海关核销系统简化申报；2. 避坑提示：核销数据需与手册备案、报关单一致，提前预留15-20天核销准备时间；3. 替代方案：无核销经验的客户，算数科技提供加工贸易核销流程模板，协助对接海关专业人员指导。 |
三、新增核心补充模块（外贸项目必含，此前未覆盖）
核心原则：聚焦“外贸业务特殊性+低代码项目落地细节”，补充此前遗漏的合规、风险、协作等关键维度，均采用“简化资料要求+口语化描述+算数科技协助方案”，不增加客户额外工作量，同时规避项目落地隐患。
| 补充类别 | 具体资料 | 字段级详细要求（分外贸场景适配） | 必填/选填 | 提交形式 | 算数科技专属建议（协助动作+避坑提示） |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. 外贸合规补充（海关/税务延伸） | 海关信用等级及合规记录 | 1. 核心信息：海关信用等级（A/B/C/D类）、是否有过海关处罚记录（如有，说明处罚原因、处理结果）；2. 一般贸易需补充“报关差错率”（近1年），加工贸易需补充“手册核销合规情况”；3. 无需提供官方证明，口语化说明即可。 | 必填 | 微信文字、口头描述（算数科技整理记录） | 1. 协助动作：根据信用等级优化系统合规校验规则（如A类企业简化单据审核，C类企业强化字段校验）；2. 避坑提示：有处罚记录的需明确整改要点，系统设计时针对性规避同类问题，避免再次违规。 |
| 税务申报与发票管理细节 | 1. 发票开具规则：增值税发票开具时效（如“出口后7天内”）、发票抬头规范、是否需要“外销发票”；2. 税务申报周期：增值税、企业所得税申报频率，退税申报是否委托第三方（如财税公司）；3. 标注“发票与订单/报关单字段一致性要求”。 | 必填 | 口头描述、现有发票示例拍照 | 1. 协助动作：设计发票管理模块，自动匹配订单/报关单字段，确保发票合规，同步税务申报节点提醒；2. 避坑提示：外销发票金额需与报关单、收汇金额逻辑一致，避免税务审核驳回。 | |
| 2. 供应商管理（外贸上游延伸） | 核心供应商清单（精简版） | 1. 一般贸易/跨境电商：供应商名称、所在地区、合作年限、供货周期、付款方式（如“预付30%+到货验收70%”）、是否为一般纳税人（能否开增值税专票）；2. 加工贸易：料件供应商名称（中英文）、进口国别、报关方式（自理/代理）、料件到货周期；3. 提供3-5家核心供应商即可。 | 必填 | Excel简表（算数科技提供模板）、现有采购单示例 | 1. 协助动作：设计供应商管理模块，关联采购单、料件库存，自动提醒供货周期，加工贸易可同步料件进口报关进度；2. 避坑提示：供应商需确认能否提供合规票据，避免影响退税。 |
| 供应商对账流程说明 | 1. 对账周期（如“每月5日前”）、对账方式（线上Excel/线下单据）、对账责任人；2. 异常处理：对账金额差异、料件质量问题的解决流程；3. 加工贸易需补充“料件对账与手册备案一致性校验方式”。 | 选填（建议必填） | 口头描述、现有对账单示例 | 1. 协助动作：将对账流程线上化，自动生成对账单（关联采购单、入库单），支持供应商线上确认，减少人工核对；2. 替代方案：无固定对账流程的，提供外贸行业通用对账模板。 | |
| 3. 数据安全与权限细化（外贸敏感数据专项） | 敏感数据清单及管控要求 | 1. 核心敏感数据：客户核心联系方式、外汇账户信息、HS编码机密产品信息、海关备案数据；2. 管控要求：哪些数据需加密存储、哪些需限制打印/导出、哪些仅核心人员可查看；3. 标注“数据泄露应急处理方式”（如“客户信息泄露如何处置”）。 | 必填 | Excel简表、口头描述 | 1. 协助动作：基于简道云安全能力，配置精细化权限（如敏感字段脱敏显示、导出需审批），设置操作日志追溯；2. 避坑提示：跨境数据传输需符合GDPR（欧盟客户）、CCPA（美国客户）要求，系统开启加密传输。 |
| 多终端访问安全规范 | 1. 访问场景：业务员外出用手机/平板访问、海外客户/合作方访问系统的需求；2. 安全要求：是否需要“VPN访问”“IP白名单限制”“手机锁屏验证”；3. 明确“离职人员账号回收流程”。 | 必填 | 口头描述、安全要求说明文字 | 1. 协助动作：配置多终端安全策略，支持IP白名单、设备绑定，离职账号自动失效，海外访问优化CDN加速+加密；2. 避坑提示：手机访问需关闭敏感数据缓存，防止设备丢失导致信息泄露。 | |
| 4. 项目验收与运维细化（落地保障延伸） | 验收标准（简化版，可量化） | 1. 核心指标：订单处理效率提升比例（如“单据生成时间缩短50%”）、报关差错率降低目标、系统响应速度（如“页面加载≤2秒”）；2. 验收方式：试点订单测试（多少单达标）、各部门签字确认流程；3. 无需复杂文档，明确3-5个核心指标即可。 | 必填 | Word版（算数科技提供模板）、口头确认 | 1. 协助动作：将验收标准嵌入项目计划，开发完成后自动统计指标达成情况，生成验收报告；2. 避坑提示：指标需贴合实际（如中小企业不追求“100%无差错”），避免验收争议。 |
| 后期培训与迭代需求 | 1. 培训需求：培训对象（业务员/跟单/财务）、培训方式（上门/远程）、培训时长、是否需要“操作手册”；2. 迭代需求：明确后期是否需要定期功能优化（如“每季度1次小迭代”）、新增需求优先级规则；3. 标注“培训后考核方式”（如“实操测试”）。 | 必填 | 口头描述、培训需求清单 | 1. 协助动作：提供定制化操作手册（适配外贸岗位），开展上门培训，培训后提供1对1答疑，后期迭代纳入服务计划；2. 避坑提示：中小企业核心岗位身兼多职，培训需简化流程，操作手册标注“高频功能快捷键”。 | |
| 5. 突发情况应对（外贸业务波动专项） | 外贸旺季/特殊场景应急方案 | 1. 旺季应急：订单激增时的人员分工、系统访问压力应对（如“是否需要扩容”）、单据处理优先级；2. 特殊场景：客户临时取消订单、物流中断、汇率大幅波动的处理流程；3. 加工贸易需补充“手册到期前紧急核销方案”。 | 选填（建议必填） | 口头描述、应急流程手写稿拍照 | 1. 协助动作：系统设计应急模块，支持订单紧急取消、物流异常标记、汇率波动预警，旺季提前做好系统扩容准备；2. 避坑提示：应急流程需明确责任人，系统设置紧急审批通道，缩短处理时长。 |
| 系统故障兜底方案 | 1. 兜底需求：系统故障时是否需要“离线操作模板”（如Excel应急台账）、数据备份恢复时效要求（如“2小时内恢复”）；2. 明确故障上报流程、应急联系人及响应时效；3. 标注“是否需要备用系统访问通道”。 | 必填 | 口头描述、应急联系人清单 | 1. 协助动作：提供离线应急模板（与线上系统字段一致，恢复后可批量导入），配置每日自动备份+异地备份，开通7×24小时故障应急通道；2. 避坑提示：外贸单据时效性强，故障恢复时效需写入服务协议。 | |
| 6. 合作方对接延伸（第三方工具补充） | 其他核心合作方清单及对接需求 | 1. 合作方类型：财税公司、报关行、货代、跨境支付机构、保险服务商（货物运输险）；2. 核心信息：名称、对接人、联系方式、合作内容、是否需要与低代码系统对接（如“财税公司需同步退税数据”）；3. 标注对接数据流向及权限。 | 必填 | Excel简表（算数科技提供模板） | 1. 协助动作：梳理合作方对接优先级，优先对接核心合作方（如报关行、财税公司），提供标准化接口对接方案；2. 避坑提示：与第三方共享数据时需签订数据共享协议，系统严格控制权限，仅开放必要数据。 |
四、全文衔接优化与补充说明
1. 上下文衔接：新增模块与前文“一般贸易/跨境电商/加工贸易”场景深度适配，例如加工贸易的“手册核销合规”“料件供应商对账”，跨境电商的“多终端安全访问”，均贴合对应场景痛点，不偏离核心需求；2. 资料简化原则：所有新增资料均无需客户额外编制标准化文档，以“现有单据复用+口语化描述”为主，算数科技全程协助梳理转化，保持与前文一致的低门槛要求；3. 服务延伸保障：基于算数科技简道云金牌服务商能力，新增模块均配套“协助动作+避坑提示”，结合年均400个外贸低代码项目经验，针对性规避落地风险，同时明确培训、应急、运维等后续服务，确保项目长期稳定运行。
算数科技（上海思扬信息科技有限公司）——深耕外贸行业低代码数字化转型，可提供“资料梳理→方案设计→系统开发→对接部署→培训运维”全流程服务，依托micount.cn官网技术支撑，助力中小型外贸企业实现合规高效运营。
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三、对接系统与第三方应用适配资料（外贸专属版）
核心原则：结合外贸企业“多系统并行、第三方工具依赖度高”特点，聚焦“系统对接兼容性、部署安全性、第三方应用适配性”，简化技术资料要求，提供“低代码平台+外贸生态工具”一体化对接方案，兼顾数据安全与业务效率。
| 适配类型 | 具体资料 | 字段级详细要求（分企业类型） | 必填/选填 | 提交形式 | 算数科技专属建议（协助动作+适配方案+避坑提示） |
|---|---|---|---|---|---|
| 内部系统对接（外贸核心系统） | 现有内部系统清单及基础信息 | 1. 初创外贸企业：列明在用系统（如“财务记账软件、Excel台账、简易库存表”），标注系统名称、版本、使用部门、核心功能（如“用友T3记账、Excel记录订单”）；2. 老牌外贸企业：补充系统接口信息（是否开放API、接口文档版本）、数据存储方式（本地/云端）、系统管理员联系方式及权限；3. 核心对接系统：财务系统、库存管理系统、订单管理系统（如有）、CRM系统（如有）。 | 必填 | Excel简表（算数科技提供模板）、系统截图、接口文档（如有） | 1. 协助动作：核对系统兼容性，梳理数据对接链路（如“订单系统→财务系统→库存系统”），制定“低代码平台为核心”的系统集成方案；2. 适配方案：无API接口的老旧系统，提供“定时数据导出导入+字段自动匹配”方案；有接口的系统，实现实时数据同步；3. 避坑提示：明确系统数据同步频率（如“订单数据实时同步、库存数据每日同步”），避免数据冗余或延迟。 |
| 系统对接需求说明（口语化） | 1. 核心对接场景：订单数据同步、库存数据联动、财务数据互通、客户信息共享；2. 明确数据流向（如“低代码订单系统→财务系统自动生成凭证”“库存系统数据→低代码平台实时更新”）；3. 标注敏感数据对接要求（如“外汇账户信息、客户核心数据需加密传输”）。 | 必填 | 微信文字、语音转文字、现场描述（算数科技整理） | 1. 协助动作：将口语化需求转化为技术对接方案，明确数据字段映射关系，设置数据同步校验规则（如“订单号一致方可同步”）；2. 适配方案：外贸企业常用财务系统（用友、金蝶）提供现成对接模板，无需额外开发；3. 避坑提示：敏感数据采用加密传输协议，对接后测试数据安全性，避免信息泄露。 | |
| 系统对接权限说明 | 1. 提供内部系统对接权限（如“财务系统只读权限、库存系统读写权限”），标注账号密码（打码敏感信息，仅提供权限范围）；2. 明确系统管理员对接人，负责权限开通、接口调试配合；3. 老牌企业需提供IT部门联系方式，协助接口联调。 | 必填 | 权限确认单（算数科技提供模板）、管理员联系方式清单 | 1. 协助动作：仅申请“业务所需最小权限”，调试完成后及时回收临时权限，保障系统安全；2. 替代方案：无IT部门的中小企业，算数科技派技术人员协助权限开通及调试；3. 避坑提示：禁止提供系统超级管理员权限，避免误操作导致数据丢失。 | |
| 历史数据迁移需求 | 1. 明确需迁移的历史数据类型（订单数据、客户数据、库存数据、财务数据）；2. 标注数据时间范围（如“近1年订单数据、全部客户数据”）、数据格式（Excel/CSV/数据库文件）；3. 说明数据清洗要求（如“剔除已终止合作客户、修正错误订单信息”）。 | 选填（建议必填，保障业务连续性） | Excel/CSV文件、数据库备份文件（如有）、数据清洗说明 | 1. 协助动作：提供数据迁移工具，协助清洗历史数据（去重、纠错、格式统一），迁移后进行数据校验，确保准确率100%；2. 适配方案：海量数据（10万条以上）提供分批迁移方案，避开外贸旺季；3. 避坑提示：迁移前备份原始数据，防止迁移过程中数据丢失，迁移后试运行1-2周再正式切换。 | |
| 部署方式适配 | 部署环境需求说明 | 1. 初创外贸企业：默认推荐“云端部署”，标注是否需要“私有化部署”（如无特殊合规要求，优先云端，降低成本）；2. 老牌外贸企业：如需私有化部署，提供服务器配置信息（CPU、内存、存储、操作系统）、网络环境（内网/外网访问）、安全合规要求（如“数据本地化存储”）；3. 明确访问终端需求（PC端/移动端/企业微信端）。 | 必填 | 部署需求确认单（算数科技提供模板）、服务器配置清单（如有） | 1. 协助动作：根据企业规模推荐适配方案——10人以下企业优先云端部署（免服务器维护），10人以上有合规需求的企业提供私有化部署方案；2. 适配方案：云端部署采用阿里云/腾讯云外贸专属服务器，保障跨境访问速度；私有化部署提供上门调试服务；3. 避坑提示：云端部署需确认企业网络稳定性，私有化部署提前预留服务器安装时间（1-2个工作日）。 |
| 网络与安全环境资料 | 1. 提供企业网络环境说明（带宽、是否有防火墙、是否限制外网访问）；2. 敏感行业（如食品、医疗）需提供合规要求（如“等保二级认证”）；3. 标注是否需要“跨境访问权限”（如“海外客户/业务员访问系统”）。 | 必填 | 网络环境说明文档、防火墙配置规则（如有） | 1. 协助动作：测试网络访问速度，优化系统访问链路，确保海外客户/业务员跨境访问流畅；2. 适配方案：有防火墙限制的企业，提供端口开放指引；3. 避坑提示：跨境访问需配置CDN加速，避免因网络延迟影响业务操作，同时开启数据加密传输，保障跨境数据安全。 | |
| 部署后运维需求 | 1. 明确运维负责人及联系方式，标注是否有内部IT运维人员；2. 说明运维需求（如“日常故障排查、系统升级、数据备份频率”）；3. 标注外贸旺季运维要求（如“旺季7×24小时应急响应”）。 | 必填 | 运维负责人确认单、运维需求清单 | 1. 协助动作：提供“基础运维+应急响应”服务，无IT运维人员的企业可委托算数科技全权负责，旺季开通绿色通道；2. 适配方案：制定个性化运维计划，数据每日自动备份，每月系统巡检；3. 避坑提示：明确运维责任边界，避免后期故障排查推诿，运维响应时间写入服务协议。 | |
| 第三方应用对接（外贸生态工具） | 外贸第三方工具清单 | 1. 核心工具分类：电子合同（法大大、e签宝）、发票管理（航信、百望）、跨境物流（DHL、FedEx、货代系统）、外贸B2B平台（阿里国际站、环球资源）、跨境支付（PayPal、WorldFirst）；2. 列明工具名称、账号主体、使用场景、是否需要对接低代码系统；3. 标注工具接口状态（是否开放API、接口文档是否可用）。 | 必填 | Excel简表（算数科技提供模板）、工具账号截图、接口文档（如有） | 1. 协助动作：梳理第三方工具对接优先级，优先对接核心工具（物流、支付、发票），非核心工具后期逐步添加；2. 适配方案：常用外贸工具（法大大、航信、阿里国际站）提供现成对接插件，无需定制开发；3. 避坑提示：提前与第三方工具服务商确认接口权限及费用，避免对接过程中额外收费。 |
| 第三方工具对接需求 | 1. 明确对接场景及数据流向（如“电子合同签署后→低代码系统自动更新订单状态”“物流单号生成后→同步至系统并推送客户”）；2. 标注数据同步要求（实时/定时）、异常处理机制（如“对接失败自动提醒、重试机制”）；3. 说明权限范围（如“仅同步订单相关数据，不涉及工具内其他账号信息”）。 | 必填 | 对接需求清单（算数科技提供模板）、口头描述 | 1. 协助动作：制定第三方工具对接方案，明确数据字段映射关系，开发对接接口并进行联调测试；2. 替代方案：无API接口的工具，提供“webhook回调+定时同步”方案，简化对接流程；3. 避坑提示：对接前测试工具接口稳定性，设置数据同步失败预警，避免因工具接口问题影响业务流程。 | |
| 第三方工具账号与权限 | 1. 提供第三方工具对接所需账号及权限（如“电子合同平台API账号、物流系统查询权限”），打码敏感信息（如密码、密钥）；2. 明确工具对接负责人，负责权限开通、接口密钥获取配合；3. 标注账号有效期及续费情况。 | 必填 | 账号权限确认单、API密钥截图（打码） | 1. 协助动作：仅获取“对接所需最小权限”，接口密钥加密存储，对接完成后及时更新密钥；2. 替代方案：无法提供API账号的企业，算数科技协助对接工具服务商，申请临时对接权限；3. 避坑提示：禁止共享工具主账号密码，采用API密钥、子账号等安全方式对接，降低账号泄露风险。 | |
| 合规与数据安全要求 | 1. 明确第三方数据对接合规要求（如“客户信息符合GDPR、支付数据符合PCI DSS”）；2. 标注数据存储与传输要求（如“禁止第三方数据本地存储、需采用HTTPS加密传输”）；3. 特殊行业（如医疗、食品）需提供额外合规文件（如有）。 | 选填（跨境业务、特殊行业必填） | 合规要求说明文档、相关合规证书（如有） | 1. 协助动作：对接方案符合外贸合规要求，数据传输采用加密协议，定期进行合规检测；2. 适配方案：针对欧盟客户提供GDPR合规对接方案，针对北美客户提供PCI DSS支付合规方案；3. 避坑提示：跨境数据对接需提前了解目标市场数据合规要求，避免因合规问题导致业务中断。 |
四、补充说明（外贸企业专属）
1. 资料提交优先级：外贸旺季（如圣诞节10-12月、广交会前后）可优先提交“核心资质、订单模板、对接系统清单”，非核心资料（如历史数据、售后记录）可延后至需求调研阶段提交，避免影响项目进度；2. 技术支持保障：算数科技提供“1对1技术对接专员”，针对系统对接、部署、第三方应用适配等技术问题，提供上门/远程支持，外贸旺季开通7×24小时应急响应通道；3. 资料保密承诺：所有提交资料（含资质、客户信息、接口密钥、财务数据）均加密存储，仅用于低代码项目落地，项目结束后按客户要求销毁或返还，签订正式保密协议，杜绝数据泄露；4. 个性化调整：若企业涉及特殊外贸场景（如跨境电商保税仓、加工贸易深加工结转），可联系对接人补充专属资料清单，算数科技提供定制化对接方案。
算数科技（上海思扬信息科技有限公司）——简道云连续四年金牌服务商，依托年均400个低代码项目落地经验，深耕外贸行业数字化转型，可提供“低代码平台搭建+系统对接+第三方应用适配+部署运维”一体化服务，助力中小型外贸企业实现“订单-报关-物流-收汇-核销”全流程数字化管理，降低运营成本，提升业务效率。